política de protección de datos personales
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad LOS HALCONES S.A.S., domiciliada en Medellín-Antioquia, con dirección para notificaciones: CL 3 CR 66 63 HANGAR 79. Medellín, Departamento de Antioquia - Dirección electrónica: gerencia@halcones.co - Teléfono: 604-444 24 41. En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, considerando que para el desarrollo de las actividades de su objeto social previstas en sus estatutos. LOS HALCONES S.A.S., recopila y administra bases de datos de sus clientes, proveedores, empleados, clientes, contratistas y accionistas, y es por tanto responsable del tratamiento de datos de carácter personal, la empresa ha diseñado la política de uso, manejo y protección de datos personales, contenida en este instrumento.
Mediante este documento, se conocerá la política de uso, manejo y protección de datos personales de LOS HALCONES S.A.S., que busca garantizar la protección del derecho de Habeas Data que tiene toda persona de conocer, actualizar, modificar y rectificar la información sobre ella recopilada y contenida en archivos y bases de datos de naturaleza privada o pública; así se garantiza el control y decisión sobre su información personal.
Esta Política aplica a todos los datos personales a los que LOS HALCONES S.A.S. acceda para el cumplimiento de sus actividades misionales y complementarias a su objeto.
Con la implementación de la Política, LOS HALCONES S.A.S. d cumplimiento a lo establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
La finalidad de la empresa al diseñar, implementar y divulgar la Política de Uso, Manejo y Protección de Datos Personales, es procurar garantizar a empleados, accionistas, proveedores, clientes, clientes y contratistas, la reserva de la información y las seguridades para el tratamiento de la misma, dentro del marco normativo mencionado y en cumplimiento al derecho de Habeas Data.
DEFINICIONES:
La política de uso, manejo y protección de datos personales está basada en las regulaciones aplicables en materia de protección de datos (ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013), de donde resultan las siguientes definiciones:
LOS HALCONES S.A.S., en el desarrollo de sus actividades comerciales y corporativas, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la EMPRESA, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley de la Firma. Estos principios son:
DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES:
Para todos los procesos que impliquen el tratamiento de datos personales de clientes, empleados, proveedores, contratistas, clientes, accionistas o terceros con los cuales se relacione en desarrollo de las actividades previstas para el cumplimiento de su objeto social, LOS HALCONES S.A.S. deberá tener en cuenta e informarle a dichas personas de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, que de acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE LOS DATOS EN
PODER DE LOS HALCONES S.A.S.:
LOS HALCONES S.A.S. PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN A ESTAS PERSONAS SIN NECESIDAD DE AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
DEBERES DE LOS HALCONES S.A.S CON LOS TITULARES DE DATOS:
Los datos personales pertenecen a sus titulares, quienes tienen facultad para tomar
decisiones sobre dichos datos. Al reconocer lo anterior, LOS HALCONES S.A.S. usará los datos personales exclusivamente para los fines permitidos por las normas vigentes y por esta Política, necesarios
para el cumplimiento de las actividades previstas en su objeto social.
En consecuencia, LOS HALCONES S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos informa los deberes a su cargo:
FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN, PROCESAMIENTO Y USO DE DATOS PERSONALES POR LOS HALCONES S.A.S.:
LOS HALCONES S.A.S., como resultado de la ejecución de las actividades previstas en su objeto social,
accede a datos de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados, clientes, accionistas y terceros; los cuales destina a diversos usos legítimos como:
En consecuencia, para las finalidades descritas anteriormente, LOS HALCONES S.A.S., puede, entre otras
actividades:
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
Para el logro de las anteriores finalidades, LOS HALCONES S.A.S., requiere de los titulares de los datos su autorización
previa, libre y debidamente informada.
Esta autorización del Titular es una declaración que le informa:
Para obtener la autorización del Titular, LOS HALCONES S.A.S. puede utilizar, entre otros y sin limitarse a estos medios:
PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER
LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
CONSULTAS:
El Titular de Datos Personales que consten en las bases de datos de LOS
HALCONES S.A.S., sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a
quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de
menores de edad Titulares, podrán formular consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de LOS
HALCONES S.A.S.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través del correo: gerencia@halcones.co o pqrsf@halcones.co.
Cualquiera que sea el medio, LOS HALCONES S.A.S., guardará prueba de la
consulta y su respuesta.
RECLAMOS:
LOS HALCONES S.A.S., dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes,
representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro,
y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto
de (i) Datos Personales Tratados por la LOS HALCONES S.A.S. que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el
presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la empresa.
Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través del correo: gerencia@halcones.co o pqrsf@halcones.co.
El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o
representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377,
así:
Deberá dirigirse a LOS
HALCONES S.A.S. por vía electrónica a la dirección de correo: gerencia@halcones.co o pqrsf@halcones.co.
LOS HALCONES S.A.S., antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato
Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una
estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de
ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes
especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, LOS
HALCONES S.A.S., requerirá al reclamante por
una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e
información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del
reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de LOS HALCONES S.A.S., no es competente para
resolverlo, dará traslado del reclamo a la brevedad posible a la Gerencia, e
informará de dicha remisión al reclamante.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá
en la Base de Datos de la EMPRESA donde reposen los Datos del Titular sujetos a
reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no
fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos
una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
SISTEMAS DE VIDEOVILIGANCIA:
LOS HALCONES S.A.S., informa sobre la existencia de mecanismos de seguridad adoptados mediante la
difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
De acuerdo a lo anterior LOS HALCONES S.A.S., cuenta con un sistema de vigilancia instalados en el interior y exterior
de la Clínica.
¿QUE ES CONSIDERADO EL
TRATAMIENTO DE IMÁGENES?
El tratamiento de datos personales ha sido definido como “cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión” en el caso de las
imágenes de personas determinadas o determinables operaciones como la
captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción
en tiempo real o posterior entre otras, son consideradas como tratamiento de
datos personales y en consecuencia, se encuentran sujetas al régimen de General
de Protección de Datos.
AUTORIZACION PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización
cuando sea por escrito, oral o mediante conductas inequívocas, es decir,
aquellas que no admiten duda o equivocación y que permitan concluir de forma
razonable que otorgó la autorización.
Se informará a los titulares de datos personales que se encuentran en
una zona de video vigilancia mediante señales o avisos implementados que
cumplirán con el siguiente contenido:
- Incluir información sobre quién es el responsable del tratamiento y sus datos de contacto
- Indicar el tratamiento que se dará a los datos y la finalidad del mismo
- Incluir los derechos de los titulares de la información
- Indicar el lugar donde está publicada la política de tratamiento de la información
FINALIDAD DE LOS SITEMAS DE
VIGILANCIA:
LOS HALCONES S.A.S., manifiesta que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de la empresa,
clientes proveedores, trabajadores, contratistas, accionistas y terceros así
mismo como la seguridad de los bienes e instalaciones. Esta información podrá
ser empleada como prueba en cualquier tiempo ante cualquier autoridad y
organización.
DIVULGACION DE LA INFORMACIÓN:
El acceso y divulgación de las imágenes será restringido y su
tratamiento solo será por personas autorizadas por el Titular y/o por
solicitudes de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones. En
consecuencia, esta información que se recolecta por medio de sistema de
vigilancia será controlada y consistente con la finalidad establecida por el
responsable del tratamiento de datos.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS
DATOS PERSONALES:
1. Acceso a las imágenes
por parte de los titulares de datos personales
2. Supresión de imágenes
SEGURIDAD INFORMÁTICA:
LOS HALCONES S.A.S., ha implementado una política de Seguridad Informática de estricto cumplimiento para todos los colaboradores,
enfocada en prevenir el uso y acceso no autoriza a los datos de carácter
personal.
LOS HALCONES S.A.S., hace declaración de
seguridad y privacidad en orden a demostrar y comunicar su compromiso con una
práctica de negocios de alto nivel ético y dotado de los controles internos
apropiados.
Además, hace esta
declaración para garantizar el compromiso con la protección de los datos personales de los usuarios internos y externos de la compañía.
ENCARGADO DE PROTECCION DE
DATOS – RESPONSABLE:
Toda petición, consulta, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Entidad: LOS HALCONES S.A.S
Dependencia: Gerencia o Sistema Integrado de Gestión
Correo electrónico: gerencia@halcones.co o pqrsf@halcones.co.
Teléfono: 604-444 24 41
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:
Las bases de datos con las que cuente LOS HALCONES S.A.S., tendrán validez hasta tanto se extinga el objeto social de la misma o bien los titulares de los datos personales revoquen la autorización para el tratamiento.
CAMBIOS Y VIGENCIA DE ESTA POLÍTICA:
Si LOS HALCONES S.A.S., modifica esta Política o el Aviso de Privacidad, se publicará aquí la declaración modificada y conforme a lo establecido en por la Ley y la presente Política, con la fecha de la actualización, sin perjuicio de que pueda divulgarse por otros medios, como el envío de correos electrónicos, materiales físicos al interior de la empresa, publicación de una notificación en el sitio web o redes sociales.
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SEBASTIÁN CALLE MONTOYA
Representante Legal
LOS HALCONES S.A.S.
NIT. 890.906.148-1